دانلود رایگان قرارداد پشتیبانی وب‌سایت (قابل ویرایش به‌همراه راهنمای تنظیم)
در دنیای دیجیتال امروز، داشتن یک سایت فعال و بدون مشکل، نیاز به پشتیبانی حرفه‌ای دارد. درست همان‌طور که خودرو به سرویس دوره‌ای نیاز دارد، وب‌سایت هم باید مرتب بررسی، به‌روزرسانی و نگهداری شود.
اما نکته مهم اینجاست که پشتیبانی سایت بدون قرارداد مشخص، می‌تواند باعث اختلاف، سوءتفاهم و حتی خسارت شود.
به همین دلیل در این مقاله، به‌صورت کامل توضیح می‌دهیم قرارداد پشتیبانی سایت چیست، چرا اهمیت دارد، چگونه تنظیم می‌شود، و چه نکاتی را باید حتماً در آن رعایت کنید.
در پایان مقاله نیز می‌توانید فایل قابل ویرایش قرارداد پشتیبانی وب‌سایت را به‌صورت رایگان دانلود کنید.
۱. قرارداد پشتیبانی سایت چیست و چه نقشی در مدیریت وب‌سایت دارد؟
قرارداد پشتیبانی سایت در حقیقت یک توافق‌نامه مکتوب بین کارفرما (مالک سایت) و پشتیبان یا شرکت ارائه‌دهنده خدمات وب است که در آن، محدوده خدمات، مسئولیت‌ها، زمان‌بندی، هزینه و تعهدات طرفین مشخص می‌شود.
به‌طور خلاصه، هدف این قرارداد ایجاد شفافیت است.
به‌جای اینکه بعد از چند ماه همکاری دچار اختلاف شوید، همه‌چیز از ابتدا روی کاغذ مشخص می‌شود.
به‌عنوان مثال:
- اگر سایت شما کند شد، چه کسی باید آن را بررسی کند؟
- اگر امنیت سایت دچار مشکل شد، وظیفه رفع آن با کیست؟
- یا اگر نیاز به به‌روزرسانی افزونه‌ها بود، آیا هزینه جداگانه دارد؟
تمام این موارد در قرارداد پشتیبانی مشخص می‌شود تا هیچ موضوعی مبهم باقی نماند.
۲. چه کسانی باید این نوع قرارداد را داشته باشند؟
تقریباً همه صاحبان وب‌سایت‌ها به نوعی به پشتیبانی نیاز دارند، اما اهمیت این قرارداد برای برخی گروه‌ها بیشتر است:
- کسب‌وکارهای آنلاین: هر قطعی، کندی یا خطا می‌تواند به از دست رفتن فروش و مشتری منجر شود.
- شرکت‌ها و سازمان‌ها: برای آن‌ها امنیت و حفظ اطلاعات اهمیت ویژه‌ای دارد.
- طراحان و آژانس‌های دیجیتال مارکتینگ: داشتن قرارداد پشتیبانی باعث می‌شود رابطه کاری شفاف و حرفه‌ای باشد.
- مدرسان یا تولیدکنندگان محتوا: تا همیشه سایت آموزشی یا فروش فایل‌شان بدون خطا در دسترس باشد.
در واقع هر فرد یا مجموعه‌ای که سایت فعال دارد، باید پشتیبانی را جدی بگیرد؛ درست مثل بیمه‌نامه‌ای برای وب‌سایت.
۳. ضرورت داشتن قرارداد همکاری در پشتیبانی سایت
بسیاری از اختلافات بین طراح سایت و کارفرما به این دلیل پیش می‌آید که هیچ مرجع مکتوبی برای تعهدات وجود ندارد.
اما وقتی قرارداد پشتیبانی دارید:
محدوده وظایف مشخص است (چه کارهایی در قرارداد هستند و چه کارهایی نیستند).
تکلیف پرداخت‌ها روشن است (چه مبلغی، در چه زمانی و با چه شرایطی پرداخت می‌شود).
امنیت اطلاعات تضمین می‌شود.
مسائل فنی و حقوقی به شکل منصفانه‌تری مدیریت می‌شوند.
به بیان ساده، این قرارداد مثل ستون فقرات همکاری شماست؛ اگر درست تنظیم شود، هم کارفرما آرامش دارد و هم پشتیبان خیال آسوده.
۴. مراحل تنظیم قرارداد پشتیبانی وب‌سایت به‌صورت اصولی
برای تنظیم قرارداد حرفه‌ای، باید چند بخش کلیدی را در نظر بگیرید:
- مشخصات طرفین
اطلاعات کامل کارفرما و پشتیبان (نام، کد ملی، شماره تماس، آدرس و شناسه شرکت در صورت وجود). - موضوع قرارداد
در این قسمت دقیقاً بنویسید که پشتیبان چه خدماتی ارائه می‌دهد. مثلاً رفع باگ، به‌روزرسانی وردپرس و افزونه‌ها، تهیه بک‌آپ، و بررسی امنیت سایت. - مدت قرارداد و نحوه تمدید
معمولاً سه‌ماهه، شش‌ماهه یا یک‌ساله است. در بند تمدید بنویسید در صورت رضایت طرفین، به‌صورت خودکار یا با توافق جدید تمدید شود. - مبلغ و نحوه پرداخت
مشخص کنید پرداخت به‌صورت ماهانه، دوره‌ای یا پس از انجام هر خدمت است. - تعهدات و وظایف طرفین
وظایف پشتیبان و کارفرما باید جداگانه درج شود (در ادامه توضیح داده می‌شود). - شرایط فسخ یا لغو قرارداد
مشخص کنید در چه شرایطی هر یک از طرفین می‌تواند قرارداد را فسخ کند. - بند محرمانگی اطلاعات
بسیار مهم است؛ زیرا پشتیبان معمولاً به اطلاعات حساس سایت و سرور دسترسی دارد.
۵. تفاوت میان قرارداد نگهداری و پشتیبانی سایت
در ظاهر، «پشتیبانی سایت» و «نگهداری سایت» مفاهیمی مشابه به نظر می‌رسند، اما در واقع تفاوت‌های مهمی بین آن‌ها وجود دارد. پشتیبانی سایت بیشتر به مسائل فنی و امنیتی مربوط می‌شود؛ از جمله رفع خطاهای احتمالی، به‌روزرسانی افزونه‌ها و وردپرس، بررسی سلامت سرور و جلوگیری از نفوذهای امنیتی. هدف اصلی در این بخش، حفظ پایداری و عملکرد بدون مشکل سایت است.
در مقابل، نگهداری سایت بیشتر به فعالیت‌های روزمره و اجرایی مرتبط است. این بخش شامل کارهایی مانند بارگذاری مطالب جدید، بررسی صحت لینک‌ها، تنظیم تصاویر و به‌روزرسانی بخش‌های محتوایی سایت می‌شود. در واقع، نگهداری سایت کمک می‌کند تا وب‌سایت شما همیشه تازه، دقیق و کاربرپسند باقی بماند.
در مجموعه‌های حرفه‌ای، این دو خدمت معمولاً در قالب یک قرارداد واحد ارائه می‌شوند تا کارفرما با خیال راحت از هر دو جنبه‌ی فنی و محتوایی تحت پوشش قرار گیرد. این رویکرد باعث می‌شود سایت همیشه در وضعیت پایدار، به‌روز و آماده‌ی جذب مخاطب باشد.
۶. مهم‌ترین بخش‌ها و بندهای قرارداد پشتیبانی
یک قرارداد پشتیبانی حرفه‌ای و استاندارد باید به‌صورت شفاف و دقیق مشخص کند که پشتیبان چه وظایفی بر عهده دارد و در چه بازه زمانی انجام می‌دهد. از جمله اصلی‌ترین تعهدات پشتیبان، رسیدگی به خطاهای فنی و رفع باگ‌های احتمالی سایت است. هر وب‌سایتی ممکن است در طول زمان با خطاهای سیستمی یا تداخل بین افزونه‌ها روبه‌رو شود و وجود این بند، تضمین می‌کند که چنین مشکلاتی در سریع‌ترین زمان ممکن برطرف می‌شوند.
بند مهم دیگر، مربوط به امنیت و جلوگیری از نفوذ یا هک است. پشتیبان موظف است تنظیمات امنیتی را به‌روز نگه دارد، افزونه‌های امنیتی را بررسی کند و از آسیب‌پذیری‌های احتمالی جلوگیری نماید. در کنار این موضوع، تهیه نسخه پشتیبان (Backup) به‌صورت دوره‌ای نیز اهمیت زیادی دارد تا در صورت بروز هرگونه خطا یا حذف اطلاعات، امکان بازگردانی سایت وجود داشته باشد.
همچنین در یک قرارداد استاندارد باید به به‌روزرسانی منظم افزونه‌ها و قالب وردپرس اشاره شود. این کار علاوه بر افزایش امنیت سایت، باعث بهبود سرعت و عملکرد آن نیز خواهد شد. بررسی سرعت بارگذاری صفحات و بهینه‌سازی آن برای تجربه کاربری بهتر نیز از دیگر وظایف کلیدی پشتیبان است.
در نهایت، یکی از بخش‌های ضروری هر قرارداد، ارائه گزارش دوره‌ای از وضعیت سایت است. این گزارش‌ها معمولاً شامل خلاصه‌ای از فعالیت‌های انجام‌شده، مشکلات رفع‌شده و پیشنهادهایی برای بهبود عملکرد سایت هستند.
بهتر است در متن قرارداد، دقیقاً مشخص شود هرکدام از این اقدامات در چه بازه زمانی انجام می‌شوند؛ مثلاً به‌صورت هفتگی، ماهانه یا بر اساس درخواست کارفرما. این شفافیت باعث می‌شود هیچ ابهامی در نحوه اجرای تعهدات وجود نداشته باشد و همکاری میان کارفرما و پشتیبان با نظم و اعتماد بیشتری پیش برود.
۷. مواردی که در قرارداد پشتیبانی نباید قید شوند
برای جلوگیری از سوءتفاهم، بهتر است در قرارداد بنویسید چه کارهایی جزو پشتیبانی نیستند، مانند:
- طراحی صفحات جدید یا تغییر ساختار سایت
- تولید محتوای اختصاصی یا سئو
- تبلیغات یا مدیریت شبکه‌های اجتماعی
- رفع خطاهای ناشی از دستکاری کارفرما در سایت
- آموزش کار با وردپرس یا افزونه‌ها (مگر توافق جداگانه‌ای وجود داشته باشد)
این بخش جلوی بسیاری از اختلافات بعدی را می‌گیرد.
۸. وظایف و تعهدات پشتیبان در طول همکاری
پشتیبان سایت نقش بسیار مهمی در حفظ سلامت، امنیت و پایداری یک وب‌سایت دارد. او باید به‌صورت منظم عملکرد فنی سایت را بررسی کند تا هرگونه خطا، کندی یا ایراد احتمالی در سریع‌ترین زمان شناسایی و برطرف شود. بررسی مداوم افزونه‌ها، قالب و تنظیمات امنیتی بخشی از این فرایند است.
یکی از مهم‌ترین تعهدات پشتیبان، پاسخ‌گویی سریع و دقیق به مشکلات گزارش‌شده از سوی کارفرما است. هرچه این واکنش سریع‌تر و حرفه‌ای‌تر باشد، اعتماد میان طرفین بیشتر می‌شود و از بروز خسارت‌های احتمالی جلوگیری خواهد شد.
در کنار وظایف فنی، پشتیبان موظف است اطلاعات محرمانه کارفرما مانند نام کاربری، رمز عبور، تنظیمات سرور و سایر جزئیات فنی را با نهایت دقت حفظ کند. هرگونه افشای اطلاعات، می‌تواند امنیت سایت را به خطر بیندازد و بنابراین باید در متن قرارداد به‌صورت صریح بر تعهد به محرمانگی تأکید شود.
تهیه نسخه‌های پشتیبان منظم (Backup) از سایت نیز از دیگر وظایف حیاتی پشتیبان است. این اقدام در مواقع اضطراری مانند حذف تصادفی داده‌ها، خطاهای نرم‌افزاری یا حملات سایبری، نقش نجات‌دهنده دارد و باعث می‌شود اطلاعات ارزشمند سایت از بین نرود.
در نهایت، یک پشتیبان حرفه‌ای صرفاً مشکل‌گشا نیست؛ بلکه با نگاه آینده‌نگرانه، راهکارهایی برای بهبود عملکرد سایت ارائه می‌دهد و با تجربه و دانش خود، مانع از تکرار مشکلات گذشته می‌شود. چنین همکاری‌ای به مرور زمان باعث رشد کیفی سایت و افزایش رضایت کارفرما خواهد شد.
۹. مسئولیت‌ها و تعهدات کارفرما در قرارداد
همان‌طور که پشتیبان وظایفی مشخص دارد، کارفرما نیز در این همکاری متعهد به انجام برخی مسئولیت‌هاست. نخستین و مهم‌ترین آن‌ها پرداخت به‌موقع هزینه‌های پشتیبانی است. این پرداخت‌ها تضمین‌کننده استمرار خدمات و انگیزه پشتیبان برای ارائه بهترین کیفیت ممکن هستند.
کارفرما باید دسترسی‌های لازم به سایت و هاست را در اختیار پشتیبان قرار دهد تا او بتواند وظایف خود را بدون محدودیت و به‌درستی انجام دهد. عدم ارائه این دسترسی‌ها معمولاً باعث تأخیر در انجام کار و بروز مشکلات فنی خواهد شد.
از سوی دیگر، ارتباط منظم میان کارفرما و پشتیبان اهمیت زیادی دارد. کارفرما باید مشکلات، تغییرات یا درخواست‌های جدید خود را به‌صورت دقیق و شفاف اطلاع دهد تا پشتیبان بتواند بر اساس اطلاعات صحیح اقدام کند.
یکی از نکات کلیدی در این همکاری، عدم دخالت مستقیم کارفرما در بخش‌های فنی سایت بدون هماهنگی با پشتیبان است. تغییرات غیرکارشناسی ممکن است موجب اختلال در عملکرد سایت شود و رفع آن زمان‌بر یا پرهزینه باشد.
در نهایت، همان‌طور که پشتیبان موظف به حفظ اطلاعات کارفرماست، کارفرما نیز باید از اطلاعات پشتیبان و نحوه کار او محافظت کند. احترام متقابل و حفظ محرمانگی اطلاعات، پایه‌ی یک همکاری موفق و طولانی‌مدت است.
در مجموع، زمانی همکاری به بهترین شکل پیش می‌رود که هر دو طرف به تعهدات خود پایبند باشند و ارتباطی شفاف و حرفه‌ای میانشان برقرار باشد. چنین رویکردی نه‌تنها کیفیت خدمات را افزایش می‌دهد بلکه زمینه‌ساز اعتماد، رضایت و ادامه همکاری در پروژه‌های بعدی نیز خواهد بود.
۱۰. نکات کلیدی و حرفه‌ای در هنگام تنظیم قرارداد
تنظیم قرارداد پشتیبانی وب‌سایت شاید در ظاهر ساده به نظر برسد، اما در عمل بخش‌هایی دارد که اگر به‌درستی نوشته نشود، می‌تواند منجر به اختلاف، سردرگمی یا حتی ضرر مالی برای یکی از طرفین شود.
در ادامه، به مهم‌ترین نکات و جزئیات تنظیم یک قرارداد حرفه‌ای می‌پردازیم تا از بروز چنین مشکلاتی پیشگیری کنید.
۱. قرارداد باید شفاف، دقیق و قابل فهم باشد
قرارداد خوب، قراردادی نیست که پر از اصطلاحات پیچیده حقوقی باشد؛
بلکه باید روشن و بدون ابهام نوشته شود تا هر دو طرف (کارفرما و پشتیبان) دقیقاً بدانند چه تعهدی دارند.
مثلاً به‌جای نوشتن:
«پشتیبان موظف است در صورت بروز مشکلات فنی، آن را در اسرع وقت برطرف کند.»
بنویسید:
«پشتیبان موظف است در صورت گزارش خطا یا مشکل، ظرف حداکثر ۲۴ ساعت از زمان اطلاع، نسبت به بررسی و رفع آن اقدام نماید.»
عدد، زمان و محدوده مشخص، یعنی قرارداد شفاف و قابل اجرا.
۲. محدوده خدمات پشتیبانی را دقیق مشخص کنید
یکی از اشتباهات رایج، ننوشتن دقیق خدماتی است که شامل پشتیبانی می‌شود.
اگر محدوده خدمات مشخص نباشد، ممکن است کارفرما انتظار طراحی صفحه جدید داشته باشد، درحالی‌که پشتیبان وظیفه‌ای در این زمینه ندارد.
در این بخش حتماً بنویسید:
- چه نوع خطاهایی شامل پشتیبانی هستند (فنی، امنیتی، محتوایی و …)
- خدمات تا چه سطحی انجام می‌شود (مثلاً فقط وردپرس، یا شامل افزونه‌های خاص)
- چند بار در ماه بررسی یا به‌روزرسانی انجام می‌شود
قرارداد دقیق، یعنی کمتر اختلاف و رضایت بیشتر از دو طرف.
۳. سطح پاسخ‌گویی (SLA) را تعیین کنید
SLA یا Service Level Agreement یعنی «سطح توافق خدمات».
در قرارداد پشتیبانی، باید مشخص شود:
- در چه ساعاتی پشتیبان پاسخ‌گو است (مثلاً ۹ صبح تا ۶ عصر)
- مدت‌زمان مجاز برای رفع مشکلات چقدر است
- اگر مشکل اضطراری بود (مثل قطعی سایت یا هک)، چه سازوکاری وجود دارد
نوشتن SLA یکی از نشانه‌های حرفه‌ای بودن قرارداد است و باعث می‌شود هیچ‌کدام از طرفین احساس نکند نادیده گرفته شده است.
۴. جزئیات پرداخت را شفاف و رسمی بنویسید
در بسیاری از قراردادها، اختلاف بر سر مبلغ یا نحوه پرداخت به وجود می‌آید.
برای جلوگیری از آن:
مبلغ دقیق قرارداد را به عدد و حروف بنویسید.
مشخص کنید پرداخت به‌صورت ماهانه، فصلی یا دوره‌ای است.
بنویسید که هزینه‌ها شامل مالیات یا عوارض هستند یا خیر.
در صورت تأخیر در پرداخت یا انجام خدمات، شرایط جریمه یا توقف کار را قید کنید.
«شفافیت مالی، ستون اصلی هر همکاری حرفه‌ای است.»
۵. بند محرمانگی اطلاعات را فراموش نکنید
پشتیبان معمولاً به بخش‌های حساسی از وب‌سایت مثل هاست، وردپرس، پایگاه داده و اطلاعات کاربران دسترسی دارد.
بنابراین باید در قرارداد قید شود که:
- پشتیبان حق ندارد اطلاعات کارفرما یا کاربران را در اختیار فرد یا مجموعه دیگری قرار دهد.
- در صورت خاتمه همکاری، موظف است تمام دسترسی‌ها را لغو و فایل‌های مرتبط را حذف کند.
این بند نه‌تنها امنیت سایت، بلکه اعتماد بین طرفین را تضمین می‌کند.
۶. شرایط فسخ یا تمدید قرارداد را مشخص کنید
قراردادهای پشتیبانی معمولاً دوره‌ای هستند (سه‌ماهه، شش‌ماهه یا یک‌ساله).
اما ممکن است یکی از طرفین بخواهد همکاری را زودتر پایان دهد.
در این صورت باید نوشته شود:
- در چه شرایطی فسخ مجاز است (مثلاً تأخیر در پرداخت یا عدم انجام تعهدات).
- برای فسخ، چند روز قبل باید اطلاع داده شود.
- در صورت فسخ، تکلیف مبلغ پرداختی و خدمات انجام‌شده چه می‌شود.
نوشتن این بند از بروز اختلافات جدی جلوگیری می‌کند.
۷. نسخه دیجیتال و چاپی قرارداد را نگهداری کنید
حتماً قرارداد را در دو نسخه چاپی با امضا و مهر (در صورت وجود) نگهدارید.
همچنین پیشنهاد می‌شود نسخه دیجیتال (PDF) آن را نیز ذخیره کنید تا در صورت نیاز به استناد حقوقی، در دسترس باشد.
در همکاری‌های آنلاین، امضای الکترونیکی یا تأیید از طریق ایمیل رسمی هم می‌تواند معتبر باشد.
۸. بند پشتیبان‌گیری و امنیت را با دقت بنویسید
در قرارداد باید مشخص شود:
بک‌آپ‌ها هر چند وقت یک‌بار تهیه می‌شوند (روزانه، هفتگی یا ماهانه)
محل نگهداری فایل‌های پشتیبان کجاست (هاست جداگانه یا سرویس ابری)
در صورت بروز مشکل امنیتی یا حمله سایبری، مسئولیت بازیابی سایت با چه کسی است
«این جزئیات شاید در ظاهر کوچک باشند، اما در زمان بحران، بسیار حیاتی‌اند.»
۹. بند توسعه یا تغییرات احتمالی را پیش‌بینی کنید
گاهی در حین پشتیبانی، کارفرما درخواست می‌کند بخشی از سایت تغییر کند یا قابلیت جدیدی اضافه شود.
اگر این موارد از قبل در قرارداد دیده نشده باشند، ممکن است باعث اختلاف شود.
برای جلوگیری از این مشکل بنویسید:
«هرگونه تغییرات خارج از محدوده پشتیبانی، تنها با توافق کتبی و تعیین هزینه جداگانه انجام می‌شود.»
۱۰. در صورت نیاز از مشاور حقوقی کمک بگیرید
اگر قرارداد برای پروژه‌های بزرگ یا سازمانی تنظیم می‌شود، حتماً قبل از امضا، آن را به مشاور حقوقی یا فردی با تجربه در قراردادهای فناوری اطلاعات نشان دهید.
یک بازبینی کوتاه می‌تواند از مشکلات جدی آینده جلوگیری کند.
۱۱. چرا تنظیم قرارداد مکتوب بین طرفین اهمیت دارد؟
این قرارداد فقط یک متن حقوقی نیست؛ بلکه ابزاری برای ایجاد اعتماد و اطمینان دوطرفه است.
در نبود قرارداد، هرگونه اختلاف نظر درباره وظایف یا هزینه‌ها ممکن است به تنش منجر شود.
اما وقتی قرارداد مکتوب و دقیق دارید، همکاری شما حرفه‌ای‌تر، مطمئن‌تر و طولانی‌تر خواهد بود.
۱۲. نکات پایانی درباره نمونه قرارداد پشتیبانی وب‌سایت
اگر از فایل‌های آماده اینترنتی استفاده می‌کنید، حتماً آن را با توجه به شرایط پروژه‌تان ویرایش کنید.
قراردادهای عمومی اغلب ناقص هستند و باید بندهای مخصوص سایت شما به آن افزوده شود (مثلاً نوع هاست، تعداد بازدید روزانه یا ساختار افزونه‌ها).
جمع‌بندی
در نهایت، قرارداد پشتیبانی وب‌سایت نه‌تنها امنیت و پایداری سایت شما را تضمین می‌کند، بلکه همکاری میان کارفرما و طراح را کاملاً حرفه‌ای و شفاف می‌سازد.
اگر شما هم می‌خواهید از همین امروز یک همکاری اصولی و مطمئن را شروع کنید،
📥 فایل رایگان و قابل ویرایش قرارداد پشتیبانی سایت را دانلود کنید و بر اساس نیاز خودتان آن را شخصی‌سازی نمایید.
دانلود فایل PDF:
دانلود فایل WORD:
داشتن قرارداد پشتیبانی، تنها بخشی از مسیر حرفه‌ای کار با مشتریان است؛ برای نظم بیشتر در مدیریت مالی و پروژه‌هایتان، مقاله فایل حسابداری شخصی آسا را از دست ندهید.
